ADMINISTRASI GUDEP

ADMINISTRASI GUGUS DEPAN / 

SISTEM ADMINISTRASI SATUAN (SISMINSAT)  

Administrasi  gugusdepan dilaksanakan sebagai upaya untuk memberikan pedoman dan arah pembina mengelola gugusdepan dan melatih dasar-dasar tata usaha kepada peserta didiknya. Gugus Depan sebagai pusat gerak dan wadah pembinaan pramuka perlu adanya dukungan administrasi secara tertib namun sederhana. Agar pelaksanaan administrasi dapat teratur, tertib dan berkesinambungan diperlukan buku-buku catatan seperti permintaan pendaftaran anggota, daftar induk, administrasi keuangan, inventarisasi, buku tamu, laporan semester, logbook, program kerja tahunan, program kerja 4 bulanan, dan catatan pribadi anggota.

1.    Kelengkapan Administrasi Gugus Depan

a.     Permintaan Pendaftaran Anggota

Permintaan Pendaftaran Anggota merupakan surat/blangko pengajuan orang tua untuk mendaftarkan anaknya agar diterima sebagai anggota gugus depan. Permintaan pendaftaran dilampiri dengan Formulir Pendaftaran Anggota. Formulir pendaftaran memuat nama dan data pribadi calon anggota.

b.    Daftar Induk Anggota Gugus Depan

Daftar Induk Anggota Gugus Depan merupakan data utama kanggotaan yang memuat Nomor Tanda Anggota (NTA), nama beserta data pribadi anggota sesuai formulir pendaftaran.

c.    Administrasi Keuangan Gugus Depan

Administrasi Keuangan Gugus Depan merupakan catatan penerimaan dan pengeluaran gugusdepan selama satu bulan. Pencatatan meliputi waktu pegeluaran uang, keperluan penggunaan uang dan tanda bukti pengeluaran/penggunaan.

d.    Daftar Inventaris Gugus Depan

Daftar inventaris gugusdepan merupakan pencatatan barang milik gugusdepan yang memuat spesifikasi, jumlah, asal-usul dan keterangan kondisi barang.

e.    Buku Tamu Gugus Depan

Buku tamu gugusdepan berisi catatan nama, asal-usul dan tujuan tamu/ pengunjung.

f.     Laporan Semester Data dan Kegiatan

Laporan semester merupakan laporan gugusdepan yang memuat keadaan gugusdepan pada semester tertentu mencakup keanggotaan, kegiatan dan keuangan gugus depan.

g.    Catatan Peristiwa Penting (Logbook)

Logbook merupakan catatan gugus depan yang memuat peristiwa dalam bentuk tulisan, gambar, kliping berita, dan semua peristiwa yang berkaitan dengan kegiatan sejak didirikannya gugusdepan tersebut.

h.    Program Kerja Tahunan Gugus Depan

Program kerja tahunan berisi rencana kegiatan latihan peserta didik, kegiatan bersama, pendidikan dan pembinaan anggota dewasa, sarana dan prasarana dan bidang keuangan gugus depan selama satu tahun.

i.      Program Kerja 4 Bulan Perindukan Siaga

Program kerja 4 bulan perindukan siaga berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Siaga Garuda, kenaikan golongan penggalang, Perkemahan Siang Hari (Persari), Permainan Besar Siaga, dan lain-lain.

j.     Program Kerja 4 Bulan Pasukan Penggalang

Program kerja 4 bulan pasukan penggalang berisi rencana kegiatan tentang latihan pencapaian SKU, latihan dan pencapaian SKK, penyiapan Pramuka Penggalang Garuda, Gladian Pemimpin Regu, perkemahan, lomba tingkat, dan lain-lain.

k.    Catatan Pribadi Anggota Gugus Depan

Catatan pribadi anggota merupakan catatan yang memuat data pribadi yang memuat sifat-sifat pribadi pramuka yang bersangkutan yang dapat dikembangkan/dipertahakankan serta kegiatan dan pencapaian SKU serta kenaikan golongannya.

Pelaksanaan administrasi gugus depan tidak semata-mata dilaksanakan oleh pembina gugusdepan, namun dapat memberi wewenang kepada pembantu pembina dan pratama. Pratama diberi kepercayaan untuk mengisi Buku Log Tabungan dan Iuran, sedangkan daftar hadir latihan dipercayakan kepada Pimpinan Regu.

2.    PELAPORAN GUGUS DEPAN

Gugus Depan memberi laporan data keanggotaan secara berkala kepada Kwartir Ranting dengan tembusan kepada Kwartir Cabang tentang perkembangan gudepnya. Laporan berkala disampaikan setiap bulan Oktober,  dengan tembusan  Kwartir Cabang Kwartir Cabang    Kwarcab dan Kwartir Nasional    

Setiap tahun pada bulan Januari, gugus depan harus mendaftarkan kembali dengan menyerahkan laporan tahunan kepada  Kwartir Cabang  melalui Kwartir Ranting . Gugus Depan yang telah mendaftarkan kembali akan diberikan Tanda Pendaftaran Ulang oleh  Kwartir Cabang.